1.    Inhoud [2.       Inleiding. 2](#_Toc161926713) [3.       Projectoverzicht. 2](#_Toc161926714) [4.       Coördinatie van IT-Projectteams naar Organisatieteam.. 2](#_Toc161926715) [5.       Voorbereiding van de Werkomgeving. 2](#_Toc161926716) [6.       Communicatieplan voor Medewerkers. 2](#_Toc161926717) [7.       Rol van Ondersteuningsteams tijdens de Transitie. 2](#_Toc161926718) [8.       Training en Resource Management. 2](#_Toc161926719) [9.       Opzetten en Gebruiken van de Knowledge Base. 3](#_Toc161926720) [10.         Tijdschema en Mijlpalen. 3](#_Toc161926721) # 2.  Inleiding Dit raamwerk is opgesteld ter ondersteuning van het UB35-programma bij het UMCG, bedoeld als richtlijn voor de geplande verhuizing van gebruikers naar nieuwe bouwdelen. Het document heeft als doel een overzicht te bieden dat toegankelijk is voor UMCG-medewerkers uit diverse disciplines, met speciale aandacht voor het faciliteren van IT-gerelateerde aspecten van deze transitie. Kernfocus Communicatie: Heldere verspreiding van informatie over de verhuisplannen, specifiek gericht op het verzekeren van een soepele overgang voor de gebruikers binnen het zorglandschap. Coördinatie: Samenwerking tussen projectleiders en IT-teams om te waarborgen dat de IT-systemen en -middelen klaarstaan in de nieuwe bouwdelen, ter ondersteuning van de continuïteit in de zorg. Ondersteuning: Voorbereidingen treffen om gebruikers bij te staan met IT-vragen in hun nieuwe werkomgeving, met als doel minimale verstoring van hun werk. Kennisdeling: Faciliteren van toegang tot informatie over de beschikbaarheid en het gebruik van IT-middelen in de nieuwe locatie, essentieel voor de dagelijkse werkzaamheden. Doelstellingen Dit document streeft ernaar: Een duidelijk en gemeenschappelijk begrip te creëren onder alle UMCG-medewerkers over het verhuisproces en de rol van IT daarin. De impact op de zorg- en werkprocessen zo klein mogelijk te houden door effectieve voorbereiding en ondersteuning. Een gestroomlijnde transitie naar de nieuwe werkomgeving te faciliteren, waar gebruikers vanaf de start over de benodigde IT-ondersteuning beschikken. ·         # 3.  Projectoverzicht   ## Doel van het Transitieproject Het kernpunt van het UB35-programma is de effectieve communicatie met en voorlichting van gebruikers binnen het UMCG over hun verhuizing naar nieuwe bouwdelen. Het project richt zich specifiek op het waarborgen dat alle gebruikers volledig geïnformeerd zijn over hoe de verhuizing hun toegang tot en gebruik van IT-systemen en -middelen beïnvloedt. ## Doelstellingen **Informatievoorziening aan Gebruikers**: Zorgen dat elke gebruiker toegang heeft tot duidelijke, accurate en tijdige informatie over de verhuizing. **Ondersteuning en Voorlichting:** Gebruikers voorzien van de noodzakelijke ondersteuning en voorlichting over wijzigingen, nieuwe locaties van IT-middelen, en hoe deze te gebruiken in hun nieuwe werkomgeving. **Minimaliseren van Onderbrekingen**: De impact van de verhuizing op de dagelijkse werkzaamheden van gebruikers minimaliseren, met een focus op het behoud van toegang tot essentiële IT-diensten. ## Scope De scope van dit project is beperkt tot communicatie- en voorlichtingsinitiatieven die nodig zijn om een soepele overgang voor UMCG-medewerkers te garanderen. Dit omvat: ·         Het verstrekken van informatie over de timing en logistiek van de verhuizing. ·         Het informeren over de locatie en beschikbaarheid van IT-middelen in de nieuwe bouwdelen. ·         Het bieden van instructies en ondersteuning voor het gebruik van IT-systemen in de nieuwe omgeving ## Belangrijkste Stakeholders **Gebruikers**: De primaire focus van dit project, omvattende alle UMCG-medewerkers die naar de nieuwe bouwdelen verhuizen. **Organisatieteam**: Verantwoordelijk voor het uitvoeren van de communicatiestrategie en het bieden van ondersteuning waar nodig. **IT-Supportteams**: Bieden technische ondersteuning en voorlichting aan gebruikers gedurende de transitie. # 4.  Coördinatie van IT-Projectteams naar Organisatieteam Het vaststellen van een gestroomlijnd proces voor de overdracht van cruciale informatie van de IT-projectteams naar het organisatieteam, ter ondersteuning van de UMCG-medewerkers tijdens hun verhuizing. ## Proces voor Informatieoverdracht **Inventarisatie**: Het organisatieteam maakt een lijst van benodigde informatie, waaronder details over IT-systemen, toegangsinstructies, en locaties van IT-middelen in de nieuwe bouwdelen. **Documentatie**: IT-projectteams leveren documentatie aan, inclusief systeemhandleidingen, netwerkconfiguraties, en lijsten met contactpersonen voor IT-ondersteuning. ## Deadlines en Vereiste Documentatie **Planning**: Een gedetailleerd tijdschema wordt opgesteld, met deadlines voor elke fase van informatieoverdracht om te garanderen dat het organisatieteam tijdig over de benodigde informatie beschikt. **Checklist**: Het organisatieteam ontwikkelt een checklist van vereiste documentatie om te zorgen dat alle noodzakelijke gegevens worden verzameld. ## Verantwoordelijkheden en Contactpunten **Aanspreekpunten**: Elk IT-projectteam wijst een specifiek contactpersoon aan die verantwoordelijk is voor de communicatie met het organisatieteam. **Ondersteuning**: IT-projectteams zorgen voor een lijst van contactpunten voor essentiële IT-ondersteuning, inclusief eerste- en tweedelijns ondersteuning, om gebruikers te assisteren bij eventuele IT-gerelateerde vragen of problemen. ## Doelstellingen ·         Zorgen voor een informatieoverdracht van IT-projectteams naar het organisatieteam. ·         Garanderen dat het organisatieteam beschikt over alle benodigde informatie en documentatie voor de ondersteuning van gebruikers tijdens de verhuizing. ·         Vaststellen van duidelijke communicatie- en ondersteuningskanalen tussen IT-projectteams, het organisatieteam en de eindgebruikers. # 5.  Voorbereiding van de Werkomgeving ## Doel Het doel is om te zorgen voor een volledig voorbereide werkomgeving die klaarstaat voor UMCG-medewerkers na de verhuizing, met een specifieke focus op de beschikbaarheid en toegankelijkheid van IT-systemen en -middelen. ## Voorbereidende Acties **Inventarisatie van IT-Middelen**: Samen met IT-teams een gedetailleerd overzicht maken van alle IT-middelen die beschikbaar zullen zijn in de nieuwe locaties, inclusief computers, printers, en toegangspunten voor netwerken. **Locatie- en Toegangsplanning**: Zorgen dat informatie over de locatie van IT-middelen en de toegangsprocedures duidelijk is gecommuniceerd en gedocumenteerd voor zowel de ondersteuningsteams als de gebruikers. ## Belangrijke Doelstellingen Minimaliseren van potentiële verstoringen in werkprocessen door te zorgen voor een soepele overgang van IT-diensten. Faciliteren van een samenwerking tussen het organisatieteam en de IT-teams om een succesvolle transitie te waarborgen. # 6.  Communicatieplan voor Medewerkers Doel Het opstellen van een omvattend communicatieplan om alle UMCG-medewerkers doeltreffend te informeren over de verhuizing, met bijzondere nadruk op IT-gerelateerde wijzigingen en beschikbare ondersteuning in de nieuwe werkomgeving. ## Strategieën en Kanalen Gelaagde Communicatie: Implementeren van een gelaagde communicatieaanpak waarbij informatie gefaseerd wordt gedeeld, beginnend met algemene aankondigingen en gevolgd door gedetailleerde instructies en ondersteuningsmogelijkheden. Diverse Kanalen: Gebruikmaken van meerdere communicatiekanalen om een breed bereik onder medewerkers te garanderen, inclusief: ·         E-mails voor directe en persoonlijke communicatie. ·         Het UMCG Intranet voor uitgebreide informatie en updates. ·         Digitale nieuwsbrieven voor regelmatige samenvattingen van de voortgang. # 7.  Rol van Ondersteuningsteams tijdens de Transitie ## Definitie van Rollen en Taken De ondersteuningsteams spelen een rol in het waarborgen van een soepele overgang voor UMCG-medewerkers naar de nieuwe werkomgeving. Hun verantwoordelijkheden zijn als volgt gedefinieerd: **Eerstelijns Ondersteuning**: Dit team fungeert als het eerste aanspreekpunt voor medewerkers met vragen of problemen gerelateerd aan IT. Zij bieden directe hulp bij eenvoudige vraagstukken en algemene ondersteuning. **Tweedelijns Ondersteuning**: Voor complexere IT-problemen die niet onmiddellijk door de eerstelijns ondersteuning kunnen worden opgelost, wordt tweedelijns ondersteuning ingeschakeld. Dit team bestaat uit specialisten met diepgaande kennis van specifieke IT-systemen en -processen. **Coördinatie en Communicatie**: Een specifiek deel van het team is verantwoordelijk voor het coördineren van de ondersteuningsverzoeken en het waarborgen van een efficiënte communicatie tussen de medewerkers, eerstelijns ondersteuning en tweedelijns ondersteuning. ## Proces voor het Aanbieden van Assistente aan Medewerkers **Vraagregistratie**: Medewerkers kunnen hun vragen of problemen melden via een centraal punt, zoals een helpdeskportaal, e-mail, of telefonisch. **Snelle Respons**: Eerstelijns ondersteuning beoordeelt de verzoeken en biedt directe oplossingen waar mogelijk. Dit omvat stapsgewijze instructies, basis probleemoplossing of verwijzingen naar zelfhulpbronnen. # 8.  **Escalatieproces**: Indien een probleem niet onmiddellijk kan worden opgelost, wordt het geëscaleerd naar de tweedelijns ondersteuning. # 9.  Training en Resource Management Het opstellen van doeltreffende trainingsplannen is nodig om ervoor te zorgen dat alle relevante teams, inclusief ondersteuningsteams en medewerkers die direct betrokken zijn bij de transitie, goed voorbereid zijn op de verhuizing. Deze plannen omvatten: **Voorbereiding van Ondersteuningsteams**: Training gericht op het updaten van kennis over de nieuwste IT-systemen en -processen, evenals het verfijnen van vaardigheden in klantenservice en probleemoplossing. **Informatiesessies voor Medewerkers**: Organiseren van sessies om medewerkers te informeren over veranderingen in IT-middelen en -systemen, toegangsprocedures en beschikbare ondersteuning in de nieuwe werkomgeving. **Maatwerk Training**: Ontwikkelen van specifieke trainingsmodules gebaseerd op de unieke behoeften van verschillende afdelingen of units binnen het UMCG, rekening houdend met de specifieke IT-tools en -middelen die zij gebruiken. ## Allocatie van Resources Om maximale ondersteuning te bieden tijdens de transitie, is een strategische allocatie van resources noodzakelijk. Dit omvat: **Personeel**: Zorgen voor voldoende personele bezetting binnen de ondersteuningsteams, vooral tijdens piekperiodes direct voor en na de verhuizing. **Technologische Middelen**: Toewijzen van de nodige technologische middelen, zoals extra hardware of softwarelicenties, om te voldoen aan de verwachte toename van ondersteuningsverzoeken. **Budget**: Reserveren van een specifiek budget voor onvoorziene uitgaven gerelateerd aan training en resource management, om flexibiliteit te bieden voor het aanpakken van onverwachte uitdagingen. # 10.                  Opzetten en Gebruiken van de Knowledge Base De knowledge base is een cruciaal instrument om UMCG-medewerkers te ondersteunen tijdens en na de transitie. De volgende stappen worden ondernomen voor de ontwikkeling: **Platformselectie**: Kiezen van een gebruiksvriendelijk platform dat toegankelijk is voor alle UMCG-medewerkers. **Contentcreatie**: Samenstellen van inhoud gebaseerd op veelgestelde vragen en noodzakelijke informatie over IT-systemen, toegangsprocedures, en gebruik van middelen in de nieuwe bouwdelen. **Review en Validatie**: Inhoud laten beoordelen door IT-experts binnen het UMCG om nauwkeurigheid en volledigheid te waarborgen. **Publicatie**: De gevalideerde content beschikbaar stellen in de knowledge base. ## Belangrijke Doelstellingen **Zelfvoorziening Stimuleren:** Medewerkers in staat stellen om snel antwoorden op hun vragen te vinden, wat bijdraagt aan efficiëntie en zelfredzaamheid. **Continu Leren Ondersteunen**: Een bron bieden voor voortdurende educatie en aanpassing aan de nieuwe werkomgeving en bijgewerkte IT-systemen. **Responsiviteit Verhogen**: Door actief feedback te verzamelen en te verwerken, de knowledge base voortdurend optimaliseren om te voldoen aan de behoeften van UMCG-medewerkers.   # 11.                  Tijdschema en Mijlpalen ## Week -8 tot -6: Initiële Voorbereiding **Week -8:** ·         Definitie en documentatie van projectdoelstellingen en -scope. ·         Begin met het opzetten van de technische structuur voor de knowledge base. **Week -7:** ·         Identificatie van alle betrokken IT-projectteams en hun verantwoordelijkheden. ·         Start ontwikkeling van initiële content voor de knowledge base. **Week -6:** ·         Opstellen van de lijst met vereiste informatie en beginnen met het verzamelen daarvan van de IT-projectteams. ·         Review en feedbacksessies plannen voor de content van de knowledge base. ## Week -5 tot -3: Training en Communicatievoorbereiding **Week -5:** ·         Ontwikkeling van trainingsmateriaal en planning van sessies. ·         Content voor de knowledge base verfijnen en uitbreiden. **Week -4:** ·         Trainingssessies voor ondersteuningsteams en andere betrokken personeelsleden. ·         Testen van de knowledge base en verzamelen van feedback van een testgroep. **Week -3:** ·         Finalisatie van het communicatieplan voor medewerkers en begin van de communicatie over de verhuizing. ·         Publiceren van de eerste volledige versie van de knowledge base en aankondiging aan het project- en ondersteuningsteam. ## Week -2: Finaliseren en Testen **Week -2:** ·         Afronden van alle voorbereidingen en informatieoverdrachten. ·         Testen van communicatiekanalen en feedbackmechanismen. ·         Laatste review en aanpassingen aan trainingsmateriaal, resources, en de knowledge base op basis van feedback. ## Week -1: Laatste Checks en Communicatie **Week -1:** ·         Intensiveren van communicatie naar medewerkers met details over de knowledge base als hulpmiddel. ·         Uitvoeren van laatste checks op de gereedheid en toegankelijkheid van de knowledge base. ·         Verstrekken van specifieke contactinformatie en instructies voor het gebruik van de knowledge base tijdens de verhuizing. ## Week 0: De Verhuizing **Dag van de Verhuizing**: ·         Activeren van ondersteuningsteams voor onmiddellijke assistentie met directe toegang tot de knowledge base. ·         Monitoren van de verhuizingsactiviteiten en het gebruik van de knowledge base. ·         Initiële feedback verzamelen over de effectiviteit van de knowledge base. ## Week +1 tot +4: Nazorg en Evaluatie **Week +1:** ·         Voortzetting van intensieve ondersteuning en actief promoten van de knowledge base als hulpmiddel. ## Week +2 tot +4: ·         Analyseren van feedback en gebruik van de knowledge base om verbeteringen door te voeren. ·         Evaluatie van het verhuisproces en de rol van de knowledge base, met als doel toekomstige projecten te verbeteren.